In the following, we inform you how the Hamburg Sustainability Conference gGmbH (hereinafter "HSC" or "we") processes your personal data, what rights you are entitled to and who you can contact if you have any questions about data protection.
In most cases, you can decide which personal data you wish to provide to us. In case you do not wish to provide certain information, we may not be able to offer you certain services. We have marked mandatory information that we require for the provision of our services accordingly.
This information was last updated in March 2025. From time to time, we must make adjustments to reflect actual circumstances or legal or regulatory requirements; please take a look at the data protection information the next time you visit our website to ensure that you are up to date.
Name and contact details of the controller
Hamburg Sustainability Conference gGmbH
Georgenstr. 22
10117 Berlin
E-Mail office@sustainability-conference.org
You can reach our data protection officer under:
Patrick Liptak
VP Compliance GmbH
E-mail: info@vpdata.de
We process your personal data when you visit our website and when you contact us.
Your visit to our website
Each time you visit our website, your browser automatically transmits data to our server where it is stored. We process your IP address, type and version of the browser used, time and date of the visit. The IP address is stored anonymously. A personal reference cannot be established.
Legal basis: We process the aforementioned data based on our legitimate interests in accordance with Art. 6 (1) (f) GDPR. Our legitimate interest is to ensure the convenient use and the assessment of the system security and stability of our website.
Storage period: The aforementioned data will be stored in a log file until it is automatically deleted after seven days. Backups are stored for 60 days in encrypted form. The storage period may be longer in individual cases, e.g. if this is necessary for legal prosecution.
Your contact
If you contact us electronically, for example by sending us an e-mail, using the contact form on our website or by calling us, we process your e-mail address, your name and your other contact details as well as the information you provide in the inquiry. In order to be able to answer your written request, we need at least your e-mail address.
Legal basis: We process the aforementioned data based on our legitimate interests in accordance with Art. 6 (1) (f) GDPR. Our legitimate interest is to respond to general inquiries.
Storage period: Your data will only be processed to answer your enquiry and will be deleted immediately after answering, unless there is a contractual relationship, a legal obligation to retain data or a legitimate interest on our part in further storage.
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We use cookies on our website. Cookies are small text files that contain a randomly generated user ID with which you can be recognized on future website visits. We only use a csrf_https-contao_csrf_token and PHPSESSID cookie for the purpose of the protection from Cross-Site-Request-Forgery-Attacks. This cookie is necessary for the technical functionality of our website and is stored for the duration of your website visit.
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We maintain a publicly accessible profile on various social media platforms. If you use our profile to interact with us (e.g. like or share a post, follow us, write a comment or send us a direct message), we process the data you provide to us for the purpose of contacting you. If we like, share or comment on your posts, the data you have freely published will be made available to our followers on our profile. All information you provide in your profile is publicly visible, i.e. members who log into the network can view it. This also applies to your activities within the service, such as: comments on posts; “Like” marks and the “Follow” function.
Group memberships are also publicly visible. If you share posts, this is set to public by default. You can restrict the visibility of these posts to your contacts in the options.
Legal basis: We process the aforementioned data based on our legitimate interests in accordance with Art. 6 (1) (f) GDPR. Our legitimate interest is to stay in contact with our business partners and interested parties and keeping them informed, as well as up-to-date public relations work and market observation. If you contact us via social media because you are interested in our offer, the request also serves to carry out pre-contractual measures in response to your request; the legal basis is then Art. 6 (1) (b) GDPR.
Newsletter
You can, for example, subscribe to our newsletter on our website. To do this, you have to enter your e-mail address in the field provided on our website. You will then receive a notification e-mail. By clicking on the link contained in this e-mail, you confirm that you wish to receive our newsletter (double opt-in). If you do not click on this confirmation link, you will not receive a newsletter going forward. In order to continuously improve content, data on user behavior (e.g. opening rates of the e-mail and links contained therein) is also processed using web beacons and similar technologies.
Legal basis: The legal basis for this data processing is Art. 6 (1) (a) GDPR. You can revoke your consent to the processing as part of the newsletter subscription at any time with effect for the future. For this purpose, you will find an unsubscribe link in every newsletter.
Storage period: Your data for sending the newsletter will be stored for as long as you have subscribed to it. This data will then be deleted.
Information for previous event participants
In addition, we send promotional emails to previous event participants with information about our events and services.
Legal basis: The legal basis for processing this data is Art. 6 (1) (f) GDPR. Our legitimate interest is to contact previous event participants.
We would like to inform you that you can object to receiving this information and to the processing for the purpose of providing this information at any time without incurring any costs other than the transmission costs according to the basic rates. You have a general right to object without providing reasons in accordance with Art. 21 (2) GDPR. You can declare your objection by sending us a message (see the contact details in the section "Name and contact details of the controller"). We will delete your data at the latest after your objection.
We process personal data when you register for our events and when you participate in one.
Event registration
If you register for one of our events on our website, by e-mail or via an invitation link that we send you, we process your personal data to the extent necessary for the organization, implementation and follow-up of the event.
The kind of data you are asked to provide depends on the role at the event you are registering for, as participant, speaker, press, crew or partner. These data are: contact data, address data, date and place of birth, data about your organization.
You are also asked for optional non-mandatory data, that will allow us to make the interaction with you more specific and improve the conference experience. These data include: gender, title, interests, participation in the conference, job title, industry.
Legal basis: The legal basis for this data processing is Art. 6 (1) (b) GDPR.
Storage period: We store your data for the duration of the organization (including corresponding preparation and follow-up) of the respective event. Any existing statutory retention obligations remain unaffected by this.
Accreditation and reliability checks
As part of the accreditation of individuals working in the designated (security) areas of an event, information that would prevent accreditation for the respective event location for such individuals will be checked in form of a reliability check.
Legal basis: The legal basis for this data processing is Art. 6 (1) (c) GDPR.
Mobile application
When you use our mobile application, we process your registration data to enable you to communicate with other participants and to send you information relevant to your conference program.
Legal basis: The legal basis for this data processing is Art. 6 (1) (b) GDPR.
Event attendance
When you attend our events we will process your contact and attendance data in order control the admission to the event.
Legal basis: The legal basis for this data processing is Art. 6 (1) (b) GDPR.
Photo and video recordings during events
We take photos and video recordings at events and publish them afterwards. The recordings are used for advertising on our website, in press releases, campaigns and to document the event online and offline.
Legal basis: We process the aforementioned data based on our legitimate interests in accordance with Art. 6 (1) (f) GDPR. Our legitimate interest is to document the event and to increase the visibility of HSC in public and to publicize our activities.
If legally necessary you will be informed about any publication in advance, as well as about the specific publication channels, and asked for your consent. In this case the legal basis for data processing is Art. 6 (1) (a) GDPR. You can revoke your consent at any time with effect for the future. All you need to do is send a brief note to the contact details provided.
Travel Arrangements and Expense Reimbursement
We process the participant data provided by you as well as information on the costs incurred and travel data via the reimbursement form submitted by you and pass this on to the sponsors designated for this purpose, depending on the form of reimbursement. In addition, where necessary for the individualized planning and organization of your trip, we may transmit relevant travel and participant data to commissioned travel agencies.
Legal basis: The legal basis for this data processing is Art. 6 (1) (b) GDPR.
Processing of Visa Information
As an additional convenience service for participants, we may ask whether you already hold a valid Schengen visa or have applied for one. Providing this information is entirely voluntary and helps us assess, on a general level, whether participants are likely to be able to enter the country in time for the event. This information is processed solely for logistical planning purposes in connection with the event.
Legal basis: We process the aforementioned data based on our legitimate interests in accordance with Art. 6 (1) (f) GDPR. Our legitimate interest is to ensure smooth event participation and providing practical support to attendees.
Proposal Submissions
If you submit a proposal (e.g. for a talk, workshop, or side event), we will process the information and materials you provide as part of the submission. This may include your name, contact details, professional background, affiliation, and the content of your proposal.
The data are processed for the purpose of reviewing, selecting, and organizing contributions to the event. Depending on the outcome of the selection process, certain details (such as your name, affiliation, and session title) may later be used for event communication and publication purposes (e.g., programme materials, website, or event app).
Legal basis: The legal basis for this data processing is Art. 6 (1) (b) GDPR.
We will only transfer your data if we are legally permitted to do so. If we transfer your data to a country that is neither part of the EU nor the EEA and for which there is no adequacy decision by the EU Commission, we will take all necessary measures to secure the respective data processing. This includes, for example, standard contractual clauses of the EU Commission. On request we will provide you with a copy of the suitable safeguards.
We may pass on your data as follows, unless already mentioned separately above:
Unless already mentioned separately above, we store your personal data for as long as is necessary to achieve the respective purpose, in particular for the fulfillment of our legal and contractual obligations. Once the purpose has ceased, this data will be deleted unless the law allows us to continue storing it for specific purposes, including the defense of legal claims. In addition, we may need to store your data for billing purposes. We are subject to statutory retention and documentation obligations to retain documents for between two and ten years.
As a data subject, you are entitled to the following rights if the applicable requirements are met:
You also have the right under Art. 77 GDPR to lodge a complaint with a supervisory authority of your choice about our data processing. Our registered office is in Berlin. The supervisory authority responsible for us is:
Berliner Beauftragte für
Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin, Germany.
Furthermore, you have the right to object (Art. 21 GDPR) if we process data on the basis of Art. 6 (1) (f) GDPR. Please note that in the case of data processing for purposes other than direct marketing, reasons must be given that arise from your particular situation. You can declare your objection by sending us a message (see the contact details in the section "Name and contact details of the controller").
If we process your personal data on the basis of your consent, you can withdraw your consent with effect for the future. You can declare your revocation by sending us a message (see the contact details in the section "Name and contact details of the controller").
Last updated December, 2025
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung
2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
3. Datenverarbeitung auf unserer Website
4. Datenverarbeitung auf unseren Social-Media-Kanälen
5. Marketing und Informationen für ehemalige Teilnehmer
6. Datenverarbeitung im Rahmen von Veranstaltungen
7. Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten
8. Speicherung und Aufbewahrungsfristen
9. Ihre Rechte
1. Einleitung
Im Folgenden informieren wir Sie darüber, wie die Hamburg Sustainability Conference gGmbH (im Folgenden „HSC“ oder „wir“) Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, welche Rechte Sie haben und an wen Sie sich wenden können, wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben.
In den meisten Fällen können Sie selbst entscheiden, welche personenbezogenen Daten Sie uns zur Verfügung stellen möchten. Wenn Sie bestimmte Informationen nicht angeben möchten, können wir Ihnen möglicherweise bestimmte Dienstleistungen nicht anbieten. Pflichtangaben, die wir für die Erbringung unserer Dienstleistungen benötigen, haben wir entsprechend gekennzeichnet.
2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Hamburg Sustainability Conference gGmbH
Georgenstr. 22
10117 Berlin
Tel.: + 49 (0) 40 2383 45370
E-Mail:: office@sustainability-conference.org
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
Patrick Liptak
VP Compliance GmbH
E-Mail: info@vpdata.de
3. Datenverarbeitung auf unserer Website
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie unsere Website besuchen und wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen.
Ihr Besuch auf unserer Website
Bei jedem Besuch unserer Website übermittelt Ihr Browser automatisch Daten an unseren Server. Wir verarbeiten Ihre IP-Adresse, den Typ und die Version des verwendeten Browsers sowie Uhrzeit und Datum des Besuchs. Die IP-Adresse wird anonym gespeichert. Ein Personenbezug kann nicht hergestellt werden.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten die vorgenannten Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Gewährleistung der komfortablen Nutzung sowie der Systemsicherheit und -stabilität unserer Website.
Speicherdauer: Die oben genannten Daten werden in einem Logfile gespeichert, bis sie nach sieben Tagen automatisch gelöscht werden. Backups werden 60 Tage lang in verschlüsselter Form gespeichert. Die Speicherdauer kann in Einzelfällen länger sein, z. B. wenn dies für eine strafrechtliche Verfolgung erforderlich ist.
Kontaktaufnahme mit uns
Wenn Sie mit uns elektronisch Kontakt aufnehmen, beispielsweise durch eine E-Mail an uns, über das Kontaktformular auf unserer Website oder durch einen Anruf, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und Ihre weiteren Kontaktdaten sowie die Informationen, die Sie in der Anfrage angeben. Um Ihre schriftliche Anfrage beantworten zu können, benötigen wir mindestens Ihre E-Mail-Adresse.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten die vorgenannten Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, allgemeine Anfragen zu beantworten.
Speicherdauer: Ihre Daten werden nur zur Beantwortung Ihrer Anfrage verarbeitet und werden unmittelbar nach Beantwortung gelöscht, sofern kein Vertragsverhältnis, keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder kein berechtigtes Interesse unsererseits an einer weiteren Speicherung mehr besteht.
Cookies
Wir verwenden Cookies auf unserer Website. Cookies sind kleine Textdateien, die eine zufällig generierte Benutzer-ID enthalten, mit der Sie bei zukünftigen Website-Besuchen wiedererkannt werden können. Wir verwenden ausschließlich ein csrf_https-contao_csrf_token- und ein PHPSESSID-Cookie zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery-Angriffen. Dieses Cookie ist für die technische Funktionalität unserer Website erforderlich und wird für die Dauer Ihres Website-Besuchs gespeichert.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten die oben genannten Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Gewährleistung der Systemsicherheit und -stabilität unserer Website.
4. Datenverarbeitung auf unseren Social-Media-Kanälen
Wir unterhalten ein öffentlich zugängliches Profil auf verschiedenen Social-Media-Plattformen. Wenn Sie dort mit uns interagieren (z. B. einen Beitrag liken oder teilen, uns folgen, einen Kommentar schreiben oder uns eine Direktnachricht senden), verarbeiten wir die Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, zum Zweck der Kontaktaufnahme mit Ihnen. Wenn wir Ihre Beiträge liken, teilen oder kommentieren, werden die von Ihnen freiwillig veröffentlichten Daten unseren Followern auf unserem Profil zugänglich gemacht. Alle Informationen, die Sie in Ihrem Profil angeben, sind öffentlich sichtbar, d. h. Mitglieder, die sich in das Netzwerk einloggen, können sie einsehen. Dies gilt auch für Ihre Aktivitäten innerhalb des Dienstes, wie z. B.: Kommentare zu Beiträgen; „Gefällt mir”-Markierungen und die „Folgen”-Funktion.
Gruppenmitgliedschaften sind ebenfalls öffentlich sichtbar. Wenn Sie Beiträge teilen, ist dies standardmäßig auf „öffentlich” eingestellt. Sie können die Sichtbarkeit dieser Beiträge in den Optionen auf Ihre Kontakte beschränken.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten die oben genannten Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, mit unseren Geschäftspartnern und Interessenten in Kontakt zu bleiben und sie auf dem Laufenden zu halten sowie eine aktuelle Öffentlichkeitsarbeit und Marktbeobachtung zu betreiben. Wenn Sie uns über soziale Medien kontaktieren, weil Sie an unserem Angebot interessiert sind, dient die Anfrage auch der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihren Wunsch hin; Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
5. Marketing und Informationen für ehemalige Teilnehmer
Newsletter
Sie können beispielsweise auf unserer Website unseren Newsletter abonnieren. Dazu müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse in das dafür vorgesehene Feld auf unserer Website eingeben. Sie erhalten daraufhin eine Benachrichtigungs-E-Mail. Durch Klicken auf den in dieser E-Mail enthaltenen Link bestätigen Sie, dass Sie unseren Newsletter erhalten möchten (Double-Opt-in). Wenn Sie diesen Bestätigungslink nicht anklicken, erhalten Sie auch in Zukunft keinen Newsletter. Um die Inhalte kontinuierlich zu verbessern, werden Daten zum Nutzerverhalten (z. B. Öffnungsraten der E-Mail und der darin enthaltenen Links) auch mithilfe von Web-Beacons und ähnlichen Technologien verarbeitet.
Rechtsgrundlage: Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung im Rahmen des Newsletter-Abonnements jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zu diesem Zweck finden Sie in jedem Newsletter einen Abmeldelink.
Speicherdauer: Ihre Daten für den Versand des Newsletters werden so lange gespeichert, wie Sie diesen abonniert haben. Danach werden diese Daten gelöscht.
Informationen für ehemalige Veranstaltungsteilnehmer
Darüber hinaus senden wir ehemaligen Veranstaltungsteilnehmern Werbe-E-Mails mit Informationen zu unseren Veranstaltungen und Dienstleistungen.
Rechtsgrundlage: Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, ehemalige Veranstaltungsteilnehmer zu kontaktieren.
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass Sie dem Erhalt dieser Informationen und der Verarbeitung zum Zwecke der Bereitstellung dieser Informationen jederzeit ohne andere Kosten als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen widersprechen können. Sie haben ein allgemeines Widerspruchsrecht ohne Angabe von Gründen gemäß Art. 21 Abs. 2 DSGVO. Sie können Ihren Widerspruch erklären, indem Sie uns eine Nachricht senden (siehe Kontaktdaten im Abschnitt „Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen“). Wir werden Ihre Daten spätestens nach Ihrem Widerspruch löschen.
6. Datenverarbeitung im Rahmen von Veranstaltungen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, wenn Sie sich für unsere Veranstaltungen anmelden und an einer solchen teilnehmen.
Veranstaltungenanmeldung
Wenn Sie sich auf unserer Website, per E-Mail oder über einen Einladungslink, den wir Ihnen zusenden, für eine unserer Veranstaltungen anmelden, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten in dem Umfang, der für die Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung erforderlich ist.
Die Art der Daten, um deren Angabe Sie gebeten werden, hängt von Ihrer Rolle bei der Veranstaltung ab, für die Sie sich anmelden, z. B. als Teilnehmer, Referent, Pressevertreter, Mitarbeiter oder Partner. Bei diesen Daten handelt es sich um: Kontaktdaten, Adressdaten, Geburtsdatum und -ort sowie Daten zu Ihrer Organisation.
Sie werden außerdem um die Angabe optionaler Daten gebeten, die es uns ermöglichen, die Interaktion mit Ihnen zu präzisieren und das Konferenzerlebnis zu verbessern. Zu diesen Daten gehören: Geschlecht, Titel, Interessen, Teilnahme an der Konferenz, Berufsbezeichnung, Branche.
Rechtsgrundlage: Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.Speicherdauer: Wir speichern Ihre Daten für die Dauer der Organisation (einschließlich entsprechender Vor- und Nachbereitung) der jeweiligen Veranstaltung. Etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben davon unberührt.
Akkreditierung und Zuverlässigkeitsprüfungen
Im Rahmen der Akkreditierung von Personen, die in den ausgewiesenen (Sicherheits-) Bereichen einer Veranstaltung tätig sind, werden Informationen, die eine Akkreditierung für den jeweiligen Veranstaltungsort für diese Personen verhindern würden, in Form einer Zuverlässigkeitsprüfung überprüft.
Rechtsgrundlage: Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Mobile Anwendung
Wenn Sie unsere mobile Anwendung nutzen, verarbeiten wir Ihre Registrierungsdaten, um Ihnen die Kommunikation mit anderen Teilnehmern zu ermöglichen und Ihnen Informationen zu Ihrem Konferenzprogramm zuzusenden.
Rechtsgrundlage: Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Veranstaltungsteilnahme
Wenn Sie an unseren Veranstaltungen teilnehmen, verarbeiten wir Ihre Kontakt- und Teilnahme-Daten, um die Zulassung zur Veranstaltung zu kontrollieren.
Rechtsgrundlage: Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Foto- und Videoaufnahmen während Veranstaltungen
Wir machen Fotos und Videoaufnahmen bei Veranstaltungen und veröffentlichen diese anschließend. Die Aufnahmen werden für Werbezwecke auf unserer Website, in Pressemitteilungen, Kampagnen und zur Dokumentation der Veranstaltung online und offline verwendet.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten die oben genannten Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, die Veranstaltung zu dokumentieren, die Sichtbarkeit des HSC in der Öffentlichkeit zu erhöhen und unsere Aktivitäten bekannt zu machen.
Sofern gesetzlich erforderlich, werden Sie vorab über eine Veröffentlichung sowie über die konkreten Veröffentlichungskanäle informiert und um Ihre Einwilligung gebeten. In diesem Fall ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierzu genügt eine kurze Mitteilung an die angegebenen Kontaktdaten.
Erstattung von Reisekosten
Wir verarbeiten die von Ihnen übermittelten Teilnehmerdaten sowie Angaben zu den entstandenen Kosten und Reisedaten über das von Ihnen eingereichte Erstattungsformular und leiten diese je nach Art der Erstattung an die dafür vorgesehenen Sponsoren weiter. Darüber hinaus können wir, soweit dies für die individuelle Planung und Organisation Ihrer Reise erforderlich ist, relevante Reise- und Teilnehmerdaten an beauftragte Reisebüros übermitteln.
Rechtsgrundlage: Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Verarbeitung von Visuminformationen
Als zusätzlichen Service für die Teilnehmer fragen wir Sie möglicherweise, ob Sie bereits über ein gültiges Schengen-Visum verfügen oder eines beantragt haben. Die Angabe dieser Informationen ist vollkommen freiwillig und hilft uns dabei, allgemein einzuschätzen, ob die Teilnehmer voraussichtlich rechtzeitig zur Veranstaltung in das Land einreisen können. Diese Informationen werden ausschließlich für logistische Planungszwecke im Zusammenhang mit der Veranstaltung verarbeitet.
Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten die oben genannten Daten auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, eine reibungslose Teilnahme an der Veranstaltung zu gewährleisten und den Teilnehmern praktische Unterstützung zu bieten.
Einreichung von Vorschlägen
Wenn Sie einen Vorschlag einreichen (z. B. für einen Vortrag, einen Workshop oder eine Nebenveranstaltung), verarbeiten wir die Informationen und Materialien, die Sie im Rahmen der Einreichung bereitstellen. Dazu können Ihr Name, Ihre Kontaktdaten, Ihr beruflicher Hintergrund, Ihre Zugehörigkeit und der Inhalt Ihres Vorschlags gehören.
Die Daten werden zum Zweck der Prüfung, Auswahl und Organisation der Beiträge zur Veranstaltung verarbeitet. Je nach Ergebnis des Auswahlverfahrens können bestimmte Angaben (wie Ihr Name, Ihre Zugehörigkeit und der Titel Ihrer Sitzung) später für Kommunikations- und Veröffentlichungszwecke im Zusammenhang mit der Veranstaltung verwendet werden (z. B. Programmunterlagen, Website oder Veranstaltungs-App).
Rechtsgrundlage: Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
7. Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten
Wir geben Ihre Daten nur weiter, wenn wir dazu gesetzlich berechtigt sind. Wenn wir Ihre Daten in ein Land übermitteln, das weder Teil der EU noch des EWR ist und für das keine Angemessenheitsentscheidung der EU-Kommission vorliegt, werden wir alle erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um die jeweilige Datenverarbeitung zu sichern. Dazu gehören beispielsweise Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Auf Anfrage stellen wir Ihnen eine Kopie der geeigneten Garantien zur Verfügung.
Öffentliche Stellen/Behörden können Daten erhalten, wenn dies zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist (z. B. Überprüfungen der öffentlichen Sicherheit und Zuverlässigkeit).
Für unsere Social-Media-Präsenz unterhalten wir ein Profil im sozialen Netzwerk LinkedIn in gemeinsamer Verantwortlichkeit. Das Netzwerk wird vom Anbieter LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland, betrieben.
Für unsere Social-Media-Präsenz unterhalten wir ein Profil im sozialen Netzwerk X in gemeinsamer Verantwortlichkeit. Das Netzwerk wird vom Anbieter X Corp, 1355 Market Street, Suite 900, San Francisco, CA 94103, USA, betrieben.
Für unsere Social-Media-Präsenz unterhalten wir ein Profil im sozialen Netzwerk Instagram in gemeinsamer Verantwortlichkeit. Das Netzwerk wird vom Anbieter Meta Platforms Ireland Ltd, 4 Grand Canal Square Grand Canal Harbour, Dublin 2 Irland, betrieben.
Für unsere Social-Media-Präsenz unterhalten wir ein Profil im sozialen Netzwerk Facebook in gemeinsamer Verantwortlichkeit. Das Netzwerk wird vom Anbieter Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, betrieben.
Wir arbeiten mit ausgewählten Sponsoren zusammen, um bestimmten Teilnehmern die Reisekosten zu erstatten.
8. Speicher- und Aufbewahrungsfristen
Sofern oben nicht bereits gesondert erwähnt, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es zur Erreichung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist, insbesondere zur Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen. Sobald der Zweck entfallen ist, werden diese Daten gelöscht, es sei denn, das Gesetz erlaubt uns die weitere Speicherung für bestimmte Zwecke, einschließlich der Geltendmachung von Rechtsansprüchen. Darüber hinaus müssen wir Ihre Daten möglicherweise zu Abrechnungszwecken speichern. Wir unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die eine Aufbewahrung von Dokumenten zwischen zwei und zehn Jahren vorschreiben.
9. Ihre Rechte
Als betroffene Person haben Sie bei Vorliegen der entsprechenden Voraussetzungen folgende Rechte:
Sie haben außerdem gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Ihrer Wahl Beschwerde über unsere Datenverarbeitung einzulegen. Unser Firmensitz befindet sich in Berlin. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59-61, 10555 Berlin.
Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO), wenn wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten. Bitte beachten Sie, dass im Falle einer Datenverarbeitung zu anderen Zwecken als dem Direktmarketing Gründe angegeben müssen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Sie können Ihren Widerspruch erklären, indem Sie uns eine Nachricht senden (siehe Kontaktdaten im Abschnitt „Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen“).
Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sie können Ihren Widerruf erklären, indem Sie uns eine Nachricht senden (siehe Kontaktdaten im Abschnitt „Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen“).